(RPA) – Robotic Process Automation – technologie, dnes častokrát nazývaná pouze robotizace či automatizace se rychle stává nutností každého moderního byznysu. Nejvíce exponovanou oblastí, kde se hledají příležitosti pro automatizaci interních procesů, jsou procesy spojené s účetnictvím, nákupem (purchase to pay), ale i prodejem (order to cash). Odbourávají se tak činnosti, které jsou rutinní, monotónní a zaměstnanci tak mají možnost věnovat se pouze činnostem, které mají přidanou hodnotu pro byznys nebo zákazníka.

Již delší dobu se společnosti zaměřují na snižování procesních nákladů, zvyšovaní efektivity a kvality. Investice do standardizace a optimalizace se dle průzkumů ve většině případů minimálně vrátily. S robotizací však přichází další potenciál pro zlepšení a to zejména u činností, které nemohly být odstraněny či optimalizovány metodikou Lean. Co je tedy třeba udělat, abychom robotizaci implementovali?

3 zásadní kroky k úspěšné implementaci RPA

  1. Vyhodnoť své současné procesy
  2. Prioritizuj si potenciál svých procesů pro automatizaci
  3. Připrav business case

Vyhodnoť své současné procesy

Předtím než se do implementace RPA pustíme, je třeba vyhodnotit současné procesy, zda vůbec mají potenciál pro robotizaci. V případě, že ano, tak je třeba se ujistit a i u již u optimalizovaných, zda jsou standardizované a zda se nedají ještě zjednodušit.

Co je to potenciál pro robotizaci?

V případě, že bychom chtěli využít robotizaci u komplexních a nestandardizovaných procesů, tak bychom si do fungování organizace vnesli spíše více problémů než vylepšení. Opakující se rutinní procesy bez složitých rozhodovací stromů, to jsou vhodní kandidáti pro automatizaci.  Nicméně ani takovéto procesy nemusí být v konečném důsledku ty pravé. Roli zde totiž hrají i náklady. Bylo by asi zbytečné implementovat robota, kdyby jeho pořizovací a údržbové náklady převyšovaly případné úspory. Tedy proces musí být optimalizovaný z hlediska metodiky Lean a jeho robotizace by se měla vyplatit, či by měla minimálně pokrýt náklady. To je ten pravý potenciál pro robotizaci.

3 zásadní kroky k úspěšné implemetaci RPA
Optimalizace procesu pro automatizaci.

Prioritizuj si potenciál svých procesů pro automatizaci

Jakmile jsou naše procesy standardizované a je u nich určitý potenciál pro automatizaci, tak je třeba tyto příležitosti prioritizovat. Tedy měli bychom vytvořit seznam procesů, které budou robotizovány prioritně, na základě ratingu svého potenciálu. Rating může odpovídat např. současným potřebám společnosti (chybějící pracovníci), nákladům, času či jejich kombinacím. Výsledkem by měl být prioritizovaný seznam procesů určených pro robotizaci.

Připrav business case

Už víme, jaké procesy chceme automatizovat, máme jejich seznam i pořadí. Ale jako ve světě obchodu, tak i zde je třeba řešení “prodat”, připravit silný business case a přesvědčit tak seniorní management k přechodu na RPA, tedy v případě pokud ho zatím nemáme k dispozici. Vyhodnocením současných procesů získáte identifikované oblasti, které obsahují manuální, rutinní či opakující se činnosti a s tím spojené vysoké náklady na proces. Poté, použitím benchmarku míry možné automatizace je možné vytvořit prognózu časových a nákladových úspor v těchto oblastech získaných iniciací RPA.

RPA nabízí mnoho příleřitostí ke snížení procesních nákladů a uvolnění lidských zdrojů v organizaci. Je ale třeba se na robotizaci řádně připravit, najít vhodné procesy a zejména sladit cíle společnosti, projektový tým RPA a management společnosti, jen tak je možné si udržet benefity RPA.