Optimalizace vytížení lékařského personálu v ambulantním provozu
- Nedostatek zdravotnického personálu je dnes jedním z nejčastěji zmiňovaných problémů ve zdravotnictví. V mnoha případech však nejde pouze o nedostatek lidí, ale o neefektivní využití dostupné kapacity.
- Lean Six Sigma pomáhá zdravotnickým organizacím analyzovat, kde skutečně vznikají ztráty času a kapacit, a jak procesy nastavit tak, aby lékaři mohli věnovat více času pacientům.
- Níže uvádíme případ z ambulantního zdravotnického zařízení, kde bylo cílem zvýšit využití lékařské kapacity a snížit administrativní zátěž.
Problem (Define)
Situace
- Vedení zdravotnického zařízení vnímalo, že lékaři jsou dlouhodobě přetíženi, přestože počet ošetřených pacientů nerostl. Lékaři často pracovali přesčas a současně měli pocit, že velkou část času tráví administrativou místo péče o pacienty.
Dopady
- přetížení lékařů a zdravotnického personálu
- omezená kapacita pro nové pacienty
- prodlužování čekacích lhůt
- vysoká administrativní zátěž
Cíl projektu
- Zvýšit efektivní využití času lékařů o minimálně 15 % bez navýšení počtu zaměstnanců.
Použité nástroje
• Project Charter – definice cíle a rozsahu projektu
• SIPOC diagram – definice procesu péče o pacienta
• Voice of Customer (VOC) – zpětná vazba lékařů a personálu
Měření (Measure)
- Mapování pracovního dne lékařů
- Byla provedena detailní analýza pracovního dne lékařského personálu.
- Zjištění ukázalo, že lékaři tráví pouze 52 % svého času přímou péčí o pacienty.
Zbytek času byl rozdělen mezi:
• administrativu
• vyhledávání dokumentace
• komunikaci mezi odděleními
• čekání na výsledky nebo informace
Klíčové metriky
• přímá péče o pacienty: 52 % času
• administrativa: 28 % času
• čekání / přerušení práce: 20 % času
Použité nástroje
• Time study / analýza využití času
• Process mapping
• Value Stream Mapping (VSM)
Analýza (Analyze)
Detailní analýza ukázala několik hlavních příčin neefektivního využití lékařského času.
Hlavní příčiny
1. lékaři vykonávali velké množství administrativních úkonů
2. dokumentace byla vedena v několika systémech
3. časté přerušování práce dotazy personálu
4. nejasné rozdělení rolí mezi lékaři a administrativou
Root cause analýza
- Workshop s lékaři a zdravotnickým personálem pomohl identifikovat skutečné příčiny problémů.
Použité nástroje
• Fishbone diagram (Ishikawa)
• 5 Why analýza
• Pareto analýza
Zlepšení (Improve)
Na základě analýzy byla navržena opatření zaměřená na uvolnění kapacity lékařů.
Klíčová opatření:
- Standardizace práce se zdravotnickou dokumentací
Byly vytvořeny jednoduché standardní postupy. - Jasné rozdělení rolí mezi lékaři a zdravotnickým personálem
Některé úkony byly přesunuty na zdravotní sestry. - Lepší organizace pracovního dne
Bylo omezeno přerušování práce během vyšetření. - Přesun administrativy na administrativní pracovníky. Část dokumentace a administrativy byla delegována na specializované role.
Výsledky pilotního provozu:
• podíl času lékařů věnovaný pacientům vzrostl z 52 % na 68 %
• počet ošetřených pacientů za den vzrostl o 18 %
• výrazně se snížil počet přesčasových hodin
Použité nástroje
• Kaizen workshop
• Standard work
• Process redesign
Kontrola (Control)
Aby bylo zlepšení dlouhodobě udržitelné, byl zaveden systém řízení výkonu.
Implementované prvky:
• pravidelné sledování využití času lékařů
• jednoduchý dashboard pro vedení zařízení
• jasné procesní role a odpovědnosti
• pravidelné týmové retrospektivy
Použité nástroje
• Control plan
• KPI dashboard
• Visual management
Projekt ukázal, že velká část přetížení zdravotnického personálu nevzniká kvůli nedostatku lidí, ale kvůli neefektivní organizaci práce a procesů.
Díky systematickému přístupu Lean Six Sigma bylo možné:
• zvýšit využití lékařské kapacity o 16 procentních bodů
• zvýšit počet ošetřených pacientů o 18 %
• snížit administrativní zátěž lékařů
• omezit přesčasy zdravotnického personálu
Lean Six Sigma tak pomáhá zdravotnickým organizacím zlepšit dostupnost péče bez navyšování personálu!
Zjistit, zda to má smysl pro náš tým!