Administrativní procesy ve firmách často rostou rychleji než samotný byznys. Typickým příkladem je Procure-to-Pay (P2P) – od objednávky po zaplacení dodavateli. Mnoho firem se snaží tento proces řešit automatizací. Bez předchozí optimalizace ale automatizují chaos. Tento projekt ukazuje, jak kombinace procesního zjednodušení a AI přináší reálný dopad.

Problém (Define)

Situace

Středně velká společnost (cca 800 zaměstnanců) řešila přetížení finančního a nákupního oddělení.

Proces P2P byl:

  • pomalý
  • manuální
  • nejasně řízený

Zpracování faktur trvalo v průměru 7 dní.

Dopady

  • opožděné platby
  • vysoký počet dotazů od dodavatelů
  • přetížení AP týmu
  • nízká transparentnost procesu

Cíl projektu

  • snížit administrativní zátěž o 30 %+
  • zkrátit processing faktur
  • vytvořit základ pro škálovatelnou automatizaci

Měření (Measure)

Detailní analýza procesu ukázala, že P2P obsahuje 18 kroků, z nichž většina nepřidávala hodnotu.

Největší ztráty:

  • ruční přepisování faktur
  • e-mailové schvalování
  • dohledávání informací
  • nejasné odpovědnosti

Klíčová data

  • doba zpracování faktury: 7 dní
  • podíl manuální práce: 70 %
  • chybovost: 12 % faktur vyžadovalo opravu

Analýza (Analyze)

Ukázalo se, že problém nebyl v objemu práce, ale v tom, jak je práce organizovaná.

Hlavní příčiny

  • faktury přicházely v různých formátech (PDF, scan, e-mail)
  • schvalování probíhalo neformálně (e-maily, ad-hoc)
  • data byla zadávána opakovaně
  • neexistoval jasný vlastník procesu

Více než 65 % času tvořilo:

  • čekání
  • dohledávání
  • přepisování

Zlepšení (Improve)

Projekt byl realizován ve dvou logických krocích:

1️⃣ Optimalizace procesu (Lean first)

Nejprve byl proces zjednodušen:

  • sjednocení vstupních formátů faktur
  • zavedení strukturovaného schvalovacího workflow
  • definice jasných rolí a odpovědností
  • odstranění duplicitních kroků

➡️ Výsledek:

  • snížení procesních kroků z 18 na 11
  • eliminace cca 25 % zbytečné práce

2️⃣ AI & automatizace

Na optimalizovaný proces byla navázána AI řešení:

Implementovaná řešení

  • Microsoft Azure Form Recognizer / AI Builder
    → automatické vytěžování dat z faktur
  • Microsoft Power Automate (workflow)
    → řízení schvalovacího procesu bez e-mailů
  • ERP integrace (SAP / Dynamics 365)
    → automatický přenos dat bez přepisování
  • Microsoft Copilot
    → kontrola a validace dat, práce s výjimkami
  • SharePoint / Dataverse
    → transparentní řízení stavu faktur

Výsledky

  • administrativní zátěž ↓ o 35 %
  • doba zpracování faktury ↓ ze 7 dní na 2–3 dny
  • chybovost ↓ o 60 %
  • výrazně vyšší transparentnost procesu

Kontrola (Control)

Pro udržitelnost byly zavedeny:

  • jasný Process Owner pro P2P
  • pravidelné sledování KPI (cycle time, error rate)
  • monitoring využití AI nástrojů
  • pravidelné procesní review

Výsledek

Projekt potvrdil klíčový princip:

AI nepřináší hodnotu sama o sobě.
Hodnotu přináší ve správně nastaveném procesu.

Díky kombinaci Lean Six Sigma a AI bylo možné:

  • snížit administrativu o 35 %
  • zrychlit proces o více než 50 %
  • zvýšit kvalitu dat
  • uvolnit kapacitu týmu pro hodnotnější práci

Zjistit, zda to má smysl pro náš tým!