GAP Analýza neboli Analýza mezer je poměrně jednoduchým, ale velice účinným nástrojem srovnávací analýzy. Princip spočívá v porovnání současného stavu (AS-IS) (produktu, organizace, procesu..) se stavem žádoucím, cíleným či konkurenčním (TO-BE). Rozdíl je pak vyjádřen jako GAP (mezera). Dobrou praxí je si potenciální škálu rozdílů předem připravit, aby úroveň mezery mohla být vyhodnocena. Dalším nezbytným krokem je pak definování akce (ACTION) k překlenutí či vyplnění mezery.
AS-IS
V prvním kroku tedy definujeme současný stav věci. Popis by měl být především objektivní a zároveň by neměl být všeobecný, ale naopak, co nejvíc konkrétní, vztažený přímo k procesu či produktu. Popis může být, jak kvalitativního (nedefinovaný proces), tak kvantitativního (např. počet zpracovaných faktur za hodinu) charakteru. Samozřejmě u kvantitativního vyjádření bude snadnější mezeru určit.
TO-BE
Jak už bylo napsáno, tak pro TO-BE se definuje náš cílový stav, kterého chceme buď to dosáhnout nebo ten, se kterým chceme porovnat náš současný stav. Jinak pro TO-BE platí stejná definiční pravidla jako pro AS-IS.
GAP
Pro určení mezery (GAP) máme několik možností. Často se využívá obyčejná škála (žádná, malá, střední, velká), která má jasně definovaná pravidla (např. malá – rozdíl 1-10 faktur; střední – rozdíl 11-30 faktur; velká 31+ faktur). Můžeme se ale setkat se kvalitativním vyjádření a či jen popisem rozdílu mezi AS-IS a TO-BE.
Action
Action neboli akce k překonání či zaplnění mezery. Jedná se konkrétní úkoly, může se jednat i o více variant k řešení mezery. Pak je ale třeba zvážit, která z akce bude mít největší přidanou hodnotu nebo nejlepší poměr cena/užitek. Konkrétní příklady akcí může být například: najmout 2 lidi navíc na zpracování faktur; či zavedení automatizace/robotizace pro zpracovávání faktur.
Nejčastější využití:
- Marketing
- Produkt
- Transformace
- Proces Management
