Co to je definice problému?
Popis problém je obvykle jedna nebo dvě věty popisující problém, který byl měl zlepšovací projekt adresovat. Definice problému obecně nastíní negativní body současného stavu a vysvětlí, proč tyto vadí. Slouží také jako komunikační nástroj, který má získat projektu podporu.
Proč se dělá?
Jeden z důležitějších cílů každé definice problému je vyjádřit adresovaný problém jednoznačně a přesně. Jeho snahou je zaměřit aktivity týmu pro zlepšení procesu a řídit rozsah projektu.
Jak se dělá?
Vytvoření definice problému je aktivita, která se nejlépe provádí v malém týmu (4-6 lidí). Je vhodné, aby v týmu byl člověk, který se procesu přímo účastní a také procesní vlastník, který je za proces zodpovědný (tedy pokud existuje 🙂 ).
Možný postup:
- Každý člen týmu napíše vlastní definici nezávisle. Porovnají se věty a hledá se shoda.
- Použijte části, kde se nejvíce shodujete.
- Ujistěte se, že problémy také obsahuje zákaznickou perspektivu.
- Ujistěte se, že definice se zaměřuje na existující problém.
- Snažte se zahrnout časový rámec přes který se problém vyskytuje.
- Snažte se kvantifikovat problém. Jestli nemáte data k dispozici, pozdržte finální definici problému do doby, kdy budou data naměřena.
Pro správnou definici problému a pokrytí celého rozsahu je třeba plně odpovědět na jednoduché otázky Kdo, Co, Kde, Kdy a Proč. Anglicky bývají označovány jako 5Ws (Who, What, Where, When and Why).
Nakonec je potřeba posoudit vyjádření problému oproti následujícím kritériím:
- Měla by obsahovat jen jeden problém
- Měla by být jednu nebo maximálně dvě věty dlouhá
- Neměla by navrhovat řešení
,
Příklad:
Při výrobě produktu XY dochází na všech linkách (Kde) při ranní směně (Kdo, Kdy) ke zvýšené zmetkovitosti až 10% (Co), což denně způsobuje škodu až 5K EUR a může mít i za následek možné ohrožení včasného plnění zákaznických objednávek (Proč je to důležité?).
