Co dělat, když nalezneme to správné řešení? Musíme si toto řešení udržet. Udržení se nesmí podcenit, jelikož zanedbání jakéhokoliv udržovacího či kontrolního plánu, bude mít za následek to, že se řešení v praxi neujme a proces se tak vrátí do starých kolejí. Proto se projekt nesmí ukončit pouze formálně na papíře, ale musí se nastavit ty správné kontrolní mechanismy, aby se nové řešení ujalo a problémy se již nevrátily.

Kontrolní plán

Důležitým nástrojem pro udržení změn je kontrolní plán. Kontrolní plán se z pravidla sestává ze tří částí. První částí je vytvoření nového vývojového diagramu či procesní mapy, dle které se musí nově postupovat. Druhý bodem je stanovení si KPI (Key Performance Indicator), tedy toho co mě v procesu zajímá a co chci měřit. V případě nesplněného KPI je třeba zasáhnout a příčiny prověřit. Posledním bodem je zavedení kontingenčního plánu či postupu nápravných opatření, aby se hodnoty KPI dostaly zpět do normálu.

Udržitelnost a standardizace
Kontrolní plán, možný postup ve fáze Control.

Monitoring

Jednotlivé KPI je dobré monitorovat v určité frekvenci a provádět jejich měření. Po implementaci změny je dobré měřit každý měsíc, po prvních třech měsících dělat, pak vyhodnocení kvartální. Dále je vhodné porovnávat kvartální hodnoty, zda se nezhoršují.

KPI Q1 Q2 Q3
max. 5 4,9 5,1 5,2

V příkladu v tabulce je možné pozorovat zhoršování situace v dlouhodobém měřítku.

Udržitelnost a standardizace

Každou provedenou změnu je třeba standardizovat, jinými slovy, učinit z ní běžnou součást firmy. Proto, aby se tak stalo, doporučuji následující čtyři kroky. Nejprve zaktualizovat všechny procesní mapy, vývojové diagramy s dokumentací, která souvisí se změnou. Dále je nezbytné vydat nový manuál, instrukce či platné postupy a metodiky. Následně musíme vydání nových dokumentů oznámit a připravit změnové řízení. Změny je třeba zaměstnancům zdůvodnit, aby se s nimi lépe sžili a samozřejmě je proškolit.

Postup standardizace změny a její udržitelnosti.