Mapování procesu

Abychom věděli, kde, jak a kdy měřit proces, tak je nezbytné si ve většině případů proces zmapovat. Není vždy nutné mapovat proces úplně celý, ale část, která nás zajímá určitě ano. Mapováním procesu získáme i podrobnou představu o tom, co přesně se v procesu děje a co do něho zasahuje.

Jak mapovat ?

  • Nejprve je třeba si vymezit, jaký proces budeme sledovat.
  • Je více než vhodné se jít podívat přímo do procesu a vidět vše na vlastní oči.
  • Připravit workshop, kde si s týmem vybraný proces zmapujete.
  • Délka workshopu závisí na velikosti procesu.

Na workshop je vhodné pozvat, jak pracovníky, kteří se v procesu přímo pohybují, tak i ostatní stakeholdery, většinou není vhodné zvát vedoucí pracovníky a to z čistě praktického důvodu. Ze zkušenosti, pracovníci pak mají obavu mapovat přesné kroky procesu, které provádějí, ale ty které např. jsou uvedeny v metodice či návodce.

Tím hlavním, co se následně v namapováných procesech sleduje, jsou časy mezi jednotlivými procesními operacemi, chybovost, úzká hrdla procesu, hromadící se zásoby, nadbytečné kroky či celé procesní aktivity, opravy, vrácení v procesu k přepracování, tact time, rozpracovanost atd..

Prostředky, které jsou k mapování potřeba:

  • tabule či volná zeď, post-it lístečky na které budeme psát jednotlivé kroky procesu a lepit na zeď, psací pomůcky
  • někdy je dobré i využít videokamery či fotoaparátu

Vývojové diagramy

Vývojový diagram zobrazuje sekvenci procesních kroků, tak jak na sebe navazují. Poskytuje informaci o průběhu a fungování procesu. Nejčastěji používané prvky diagramu a jejich význam jsou vyobrazeny níže.

Prvky procesních diagramů.

Příklad možného vývojového diagramu procesu je možné vidět níže. Pro přehled se někdy využívá i barevného odlišení jednotlivých druhů kroků.

Mapování procesu
Procesní diagram – příklad.

Diagram plaveckých drah

Tento druh diagramu má tu výhodu, že oproti např. vývojovému diagramu zaznamenává oddělení, které daný procesní krok nebo sekvenci kroků provádí. Při podrobném mapování lze této vlastnosti využít a zachytit i práci jednotlivých zaměstnanců. Vhodným softwarovým nástrojem pro tuto aktivitu je například MS Visio.

Příklad diagramu plaveckých drah.

Špagetový diagram

Tento druh diagram je vhodný především k zaznamenání nadbytečného pohybu. Zaznamenává vzdálenosti jednotlivých procesních kroků a také jejich pořadí a logickou návaznost.

Mapování procesu pomocí Spaghetti diagramu.
Příklad Spaghetti diagramu.