V případě, že projekt není zaměřen pouze na chybovost, ale i na efektivitu procesů, tak je poměrně vhodné začít analytickou fázi analýzou procesu. Oblastí na které je vhodné se zaměřit, je poměrně dost, takže to vezměme postupně.

Naším cílem bude přesně poznat současný stav procesu a to z již vytvořené procesní mapy a naměřených kroků. Faktory, které v procesu sledujeme, jsou hlavně časy procesu, rozpracovanost, úzká hrdla v procesu, zásoby a přesuny a v neposlední straně odstranění nadbytečných a hodnotu nepřinášejících činností.

Vhodným prostředkem pro procesní analýzu je jednoznačně vizualizace procesu, která umožní rozkrýt různé druhy plýtvání, zároveň doplníme-li naměřené časy a zásoby, bude možné proces analyzovat.

Jaké činnosti hodnotu přidávají a jaké ne?

Proto, abychom zjistili, zda činnost má přidanou hodnotu VA (VA zkratka z angl. Value-added) je třeba si k jednotlivým činnostem položit následující druh otázek:

  • Přidává tato činnosti či procesní krok našemu produktu (službě) nějakou funkci, znak, formu či tvar?
  • Byl by ochoten zákazník za tento krok/činnost zaplatit? (kdyby věděl, že ho děláme)
  • Dává nám tento krok konkurenční výhodu? (Zaplatil by za to zákazník více? či by upřednostnil náš produkt?)

Typicky ve výrobě se jedná procesy montáže a výrobu produktu (tváření, spojování, svařování, ohýbání…), ve službách pak o schválení či načerpání úvěru, realizovaný peněžní transfer, připojení služby, provedení požadované změny…).

Co když činnost žádnou přidanou hodnotu nemá a přesto pro společnost nezbytná?

Takové činnosti či procesní kroky se většinou označují zkratkou BNVA (Business Non-Value Added), tedy nepřidávající žádnou hodnotu, ale jsou pro nás z nějakého důvodu potřebné.

Typicky se jedná o následující oblasti činností:

  • Činnost daná regulátorem či nějakým předpisem
  • Opatření na snížení rizik
  • Činnosti spojené s reportingem či monitoringem procesu (finanční výkazy)
  • Činnosti podporující obchod (nákup/prodej, zpracování objednávky, marketing…)

Posledním typem činností, které v procesu existují jsou ty, které nazýváme plýtvání a které se snažíme eliminovat, tzv. NVA (Non Value Added). Dle předchozího popisu je jasné, že jsou to činnosti, které nepřidávají žádnou přidanou hodnotu a ani nejsou nezbytné pro společnost.

Typicky jsou do této kategorie zahrnuty veškeré kontroly (když je nepožaduje zákon nebo zvýšené riziko), manipulace a přesuny, zpoždění, přepracování, čekání, hromadění či prostoje.

Možný případ proces a VA analýzy je zobrazený níže, kde procesy, které nepřidávají hodnotu (NVA) jsou označeny červeně, ty které také hodnotu nepřidávají, ale business je potřebuje jsou označeny modře (BNVA) a činnosti, které hodnotu přidávají jsou pak označeny zeleně (VA).

Procesní analýza
Příklad procesní analýzy.

Po kategorizaci činností procesu, pak odstraníme červeně označené činnosti a získáme ideální možný proces. Samozřejmě, ne vždy je možné odstranit 100% všech NVA aktivit. Také s největší pravděpodobností by rozdělovník umístění uprostřed procesu měl procesu předcházet.

Proces po odstranění NVA aktivit.

Value Stream Map – mapa hodnotového toku

VSM (zkratka Value Stream Map) je komplexním přehledem všech materiálových, výrobních a informační toků, které se vašem procesu vyskytují. Současně je do mapy zaznamenán i čas trvání jednotlivých kroků a i čas mezi nimi. Na jedné mapě tak získám kompletní přehled o procesu k další analýze. Využití VSM je poměrně široké, nejenom, že mohu snadno vyhodnotit plýtvání v procesu, mohu také snadno vypočítat PLT/PCE, mám přehledné procesní detaily a vidím tak kompletní cestu produktu a činností s ním spojených.

Návod jak postupovat je zde.

Procesní mapa pro analýzu procesních hodnot
Příklad Value Stream mapy.