Lean z anglického štíhlý, je označení metodiky pro optimalizaci procesů (někdy bývá označováno jako lean manufacturing), která se řídí heslem náš zákazník, náš pán a snaží se zákazníka maximálně uspokojit, tím, že společnost vyrábí, jen to co je od zákazníka požadováno. Tedy hlavně v požadované kvalitě a za minimální čas. S tím jsou samozřejmě spojeny i interní náklady, které jsou tak minimalizovány a společnost dosahuje vyšších zisku. Metodika byla vyvinuta společností Toyota.

Co je to proces ?

Procesem se rozumí sled činností, jež přeměňují vstupy na výstupy a to za využití zdrojů. Zdroje mohou být lidské, finanční, informační a hmotné (infrastruktura). Na začátku a na konci každého procesu stojí zákazník a to buď zákazník interní nebo externí. Každý proces by měl mít svého vlastníka, tedy osobu za proces zodpovědnou. Viz. obrázek níže.

Grafické znázornění procesu.

Teď když už víme, co je proces, můžeme na něho aplikovat metodiku Lean. Jako každá jiná metodika, tak i Lean má  určité principy a pravidla, která je nutné dodržovat. Popis Lean principů a v přesném pořadí je zobrazen níže:

Lean Principy

Pětikrokový myšlenkový proces pro implementaci je celkem jednoduchý k zapamatování, ale není vždy jednoduché ho dosáhnout

  1. Definuj hodnotu pro zákazníka

Zde je nutné specifikovat hodnotu stanoviskem koncového zákazníka produktu.

  1. Zmapuj hodnotový proud

Dalším krokem je identifikovat hodnotový tok produktu a kde je to možné, tak eliminovat kroky, které nepřinášejí žádnou přidanou hodnotu. Cílem je porozumět toku hodnoty.

  1. Vytvoř tok

Zhodnotit tok informací, dokumentů a lidí v procesů.

  1. Zajisti systém tahu

Dodávat to, co si přeje zákazník, kdy, kam a jak si to přeje.

  1. Hledej dokonalost 

Vždy miřte na úroveň výkonnost/optimální kvalita.

Jakmile je zákaznická hodnota specifikována, hodnotové proudy identifikovány, plýtvání odstraněna a tok a tah představeny, začněte s tímto procesem znovu a opakujte dokud nedosáhnete vytvoření stavu dokonalosti ve kterém není žádného plýtvání.

Lean metodika zavedení Lean princiúů do procesu.

Druhy plýtvání, které metodika Lean odstraňuje:

Pro snadné zapamatování všeho, co je v metodice Lean označováno za plýtvání slouží angl. jméno “TIM WOOD“. To je složeno z počátečních písmen slov Transportation, Inventory, Movement, Waiting, Overproduction, Overprocessing, Defects. Neboli v češtině:

  • Defekty (poškozený nebo nefunkční produkt,..)
  • Nadbytečné zásoby (skladuji víc než potřebuji; v jednotlivých procesních krocích se hromadí polotovary produktu a vzniká tzv. úzké hrdlo…)
  • Nadbytečná výroba (opravy; vyrábím více než potřebuji)
  • Čekání (prostoje; čekání na předchozí procesní krok; čekání na materiál nebo další procesní činnost…)
  • Nadbytečné pohyby (nesprávná souslednost procesních kroků; činnosti, které zákazník nevyžaduje..)
  • Nadbytečné zpracování (nadkvalita, dělám i to co zákazník nepožaduje…)
  • Doprava (jednotlivá pracoviště jsou od sebe příliš daleko..)

Pro nevýrobní společnosti (především ve službách) nebo pro nevýrobní, administrativní činnosti v podniku se také uvažuje výše zmíněné plýtvání, avšak pro lepší uchopení problematiky byly definované nové druhy plýtvání:

  • Lidský potenciál  –  nevyužitý potenciál pracovníků a jejich tvořivosti (nevhodné projekty či činnosti..)
  • Informační systém – nevhodné nebo nesprávně fungující informační systémy (systém, který dělá proces složitějším..)
  • Nejasná strategie  –  provádění činností, které jsou z pohledu strategie zbytečné
  • Tržní příležitosti  – nevyužití příležitosti na trhu
  • Administrativa  – zbytečná a zatěžující administrativa či byrokracie
  • Čas zákazníka – zbytečné zatěžování zákazníka (byrokracie, čekání,..)

Hlavní výstupu ze zavedení Lean metodiky jsou:

  • Zkrácení procesních časů
  • Jednodušší procesy

 

Důležité pojmy v Lean metodice

Process Lead Time – průběžná doba procesu tj. doba, uvádějící čas mezi začátkem uvedení produktu do procesu až po jeho dokončení

Work-In-Progress – rozpracovaný produkt, který se nachází v hranicích procesu a to mezi jeho začátkem a dokončením (množství kusů ve výrobě). V rozpracovanosti je skryto plýtvání. Platí to i pro odpad, přepracování kusů, odstávky apod.

Typické plýtvání způsobené WIP:

  • Nadbytečné náklady na kvalitu (odpad a přepracování kusů) rostou lineárně s rozpracovaným množstvím
  • Velké množství rozpracovaných výrobků způsobuje dlouhé průběžné doby (PLT), což vede k pozdním dodávkám a následně k nespokojeným zákazníkům
  • Plánování výroby je stále složitější, aby se vypořádalo s dlouhými průběžnými dobami

Throughput – propustnost procesu, udávající výstup procesu za určitý čas

Bottleneck – úzké místo procesu, které přináší do procesu největší zpoždění a určuje propustnost procesu, proto je vždy nezbytné toto místo v procesu identifikovat a následně optimalizovat.

Constraint – podobné jako bottleneck, místo s nízkou propustností v procesu

Capacity – maximální množství produktů, které je proces schopen vyprodukovat za určitý čas

Littlův zákon

Používá se pro určení velikosti zásob, počtu lidí, množství kancelářské práce, projektů, tzn. jakéhokoliv procesu!

Process Lead Time (PLT) = Work In Progress (WIP) / Exit Rate (Throughput – propust)

Production - Packing - Delivery
Příklad výpočtu Process Lead Timu (PLT).

Identifikace a klasifikace aktivit

Zde je třeba se dívat na proces z pohledu zákazníka a na to jak a zda mu dané procesní kroky přinášejí nějakou přidanou hodnotu. Rozlišují se tři základní druhy činností a to buď činnosti, které zákazníkovi přidanou hodnotu přinášejí nebo nepřinášejí a na ty, které hodnotu nepřinášejí, ale vyžaduje je například zákon nebo audit.

VA (Value Added)

Aktivity nebo činnosti, které přidávají zákazníkovi přidanou hodnotu:

  • Přidává procesní krok produktu či službě nějakou funkci nebo znak?
  • Dělá tento krok náš krok lepší než konkurence, že by za něj zákazník připlatil?
  • Ocenil by tento krok zákazník?

Typicky se jedná o následující činnosti:

  • Montáž
  • Čerpání úvěru
  • Zpracování žádosti
  • Informování o výsledku
  • Výrobní činnosti:
    • Lakování
    • Řezání
    • Frézování
    • Obrábění

BNVA (Business Non-Value Added)

To jsou takové činnosti, které sice nepřinášejí žádnou přidanou hodnotu zákazníkovi, ale je v procesu nezbytný a nelze ho odstranit. Typicky se jedná o činnosti vyžadované autoritou či zákonem, také často o opatření ke snížení rizik nebo o činnosti spojené s propagaci, nákupem či prodejem.

K identifikaci takovýchto aktivit je vhodný následující typ otázek:

  • Slouží tento krok k redukci rizik?
  • Předepisuje tento krok regulátor či nějaká jiná autorita?
  • Je tato aktivita nutná pro prodej produktu?

Typicky se jedná o následující činnosti:

  • Kontrola 4 očí (služby)
  • Marketing
  • Finanční výkazy dané zákonem
  • Nákup
  • Prodej
  • Opatření na snížení operačních rizik

NVA (Non-Value Added)

To jsou takové aktivity, které žádnou hodnotu nepřinášejí, nejsou nařízeny žádnou autoritou či zákonem, a proto jsou těmi na které bychom se měli zaměřit a eliminovat. Pro správnou identifikaci takovýchto činností je vhodné využít následnou typologii otázek:

  • Není tato činnost dána autoritou a nepřináší žádnou přidanou hodnotu zákazníkovi?
  • Je možné tuto činnost redukovat či eliminovat, aniž bych omezil či případně znemožnil výrobu produktu?

Typicky se jedná o následující činnosti:

  • Kontrola
  • Manipulace
  • Skladování
  • Počítání
  • Přeprava
  • Předávka
  • Potvrzení

Účinnost procesu

Cílem výpočtu účinnost procesu je zjistit poměr času činností, které přidávají zákazníkovi hodnotu a času, který produkt stráví v daném procesu. Tedy, sečtou se časy všech činností, které přidávají hodnotu a vydělí se průběžnou dobou procesu (PLT), kterou jsme zjistili výše. Obyčejně se většina neoptimalizovaných procesů potýká s velmi nízkou účinností (5 – 10%) a představují, tak velkou příležitost k aplikaci metod Lean. Často se setkáváme s nadměrnými zásobami v procesu, dublovanými činnostmi, přepracováváním produktu či nadměrnou přepravou. Z praxe mohu říct, že výrobní procesy v ČR se většinou pohybují v hladině účinnosti 10 – 20 %, u procesů ve službách je to 10 – 50 %.

Lean aplikace. Každý proces trvá určitou dobu, ale ne celá je efektivně využita.
Příklad výpočtu procesní účinnosti.