Možností přístupu k mapování procesů je několik. V tomto článku si vysvětlíme ten nejvíce častý, ve kterém se dají velice snadno zobrazit příslušné role jednotlivých účastníku procesu, stejně tak jako vstupy, systémy a ve zjednodušené formě se mohou identifikovat kromě rolí také zodpovědnosti. Tento způsob, respektive metoda mapování procesu se nazývá diagram plaveckých drah z anglického swim lane diagram.
Existuje celá řada nástrojů, kterou je možné pro vytvoření mapy použít, od klasických post-itů lepených na zeď až po software jako MS Visio. Velice často se pak používá právě kombinace post-itů pro samotný mapovací workshop, kdy je následný výstup workshopu zpracován elektronicky např. v již zmíněném MS Visio. Postup vytvoření je pak následující:
Definujte si rozsah procesu a určete přesný začátek (může jich být i více) a také přesný konec procesu (také jich může být více). Měli bychom se vyhnout přesahu či konfliktu s dalšími procesy.
Když už přesně víme, jaký proces chceme mapovat, a kde proces končí a začíná, tak už zbývá uspořádat mapovací meeting / workshop a pozvat ty správné lidi. Koho tedy pozvat? Rozhodně ty lidi, kteří v procesu aktivně vystupují a jsou jeho nedílnou součástí (např. u výrobního procesu co může být např. obsluha linky, procesní inženýr, zásobovač..) a také procesního vlastníka, neboli člověka, který je za proces zodpovědný.
V případě, že mapujeme složitější proces či do něho vstupují systémy, které dobře neznáme, tak je vhodné si proces ještě před samotným workshopem krok po kroku projít v reálu. Pro samotný workshop je nutné mít pracovní či meetingovou místnost a volnou zeď či plochu, na kterou se budou lepit post-ity s jednotlivými procesními kroky. Výhodou je snadná manipulovatelnost a možnosti korekce. Workshop obvykle začíná vytvořením plaveckých drah, jedná drah = jeden účastní procesu. Zde je vhodné používat funkční názvy pozic, nikoliv osobní jména účastníků. Následně začneme se samotným mapováním, a to krok po kroku. Doporučuji pokládat doplňující otázky typu kdy, jak, kde, co, proč v případě nejasností či k lepšímu pochopení procesu. Jestliže se určitá část procesu odehrává v programu či systému, tak je dobré to do procesní kroku označit.
Post-ity neboli lepení lístečků je vhodným prostředkem pro prvotní vizualizaci procesů. Doporučuji používat různé barvy např. pro odlišení různých systému, automatických a manuálních kroků apod.
Po dokončení procesní je dobré projít ji se všechny ještě jednou. Poté by měl být výstup zpracován elektronicky a zaslán všem účastníkům workshopu k validaci.
Jakmile máme proces validovaný a potvrzený můžeme s ním dále pracovat jako např. použít ho do SOP či k procesní analýze.
