O tom, co to RPA je a kde se používá jsme se v minulosti už zmínili na našem blogu. Nyní si poodhalíme, jak celý end-to-end proces RPA implementace vypadá, z jakých fází se skládá, a jaké role do něho vstupují a jsou pro něj nezbytné.

Implementační proces

V RPA světě se často pracuje s Quick winy či případy, které robustnější proces řízení projektu de-facto nepotřebují, ale abychom vytvořili a udrželi dlouhotrvající efekt z benefitu RPA automatizace je třeba postupovat systematicky a každou fází implementačního procesu důsledně a pečlivě projít. Vizualizace jednotlivých fází procesu je zobrazena na obrázku níže. Názvy jednotlivých fází se mohou v praxi jemně lišit, ale v důsledku se v nich provádí vždy to samé. 

• Identifikace

Jako většina projektových procesů, tak i RPA implementační projekt začíná identifikací vhodných případů (case) pro automatizaci. Samozřejmě ne vždy všechny identifikované případy jsou následně automatizovány či vůbec analyzovány. Vytváří se zde backlog, jakožto inventář jednotlivých možných příležitostí, které jsou následně analyzovány. Metod sběru či identifikace příležitostí je velké množství (informační schránka, meetingy s businessem, procesními vlastníky, vlastní iniciativa…)

• Analýza

Výsledkem analýzy příležitosti automatizace vybraného procesu by mělo být rozhodnutí, zda je daná příležitost vhodná pro implementaci řešení RPA a zda by výsledek implementace přinesl udržitelný benefit. V případě, že příležitost je vyhodnocena kladně, rozhoduje se o jejím zařazením a prioritizaci v projektové pipelině.

Než však začne samotný vývoj, je třeba definovat proces a architekturu řešení, připravit IT prostředí, licence a testovací scénáře.

• Vývoj

Tvorba robota leží plně na bedrech vývojáře. V případě, že by se v projektu vyskytla neočekávaná změna v procesu, tak je třeba dopad změny zanalyzovat a validovat.

• UAT – Testování

Robota je třeba vždy uživatelsky otestovat. Akceptační testování před tím, než je robot předán do produkce nikdy neprovádí ten, kdo robota vyvíjel. Proto dle připravených testovacích scénářů RPA Analytika provede RPA podpora akceptační test. Případné chyby opravuje opět vývojář.

• Produkce

Go-Live! Robot je přesunut do produkčního prostředí. Robota je možné nastavit, aby se spouštěl každý den, či v určitý čas ve vybrané dny apod. Robot je zpočátku pod drobnohledem a důkladně monitorován.

• Řízení

Procesy a potřeby se čas od času mění a přináší změny, proto je někdy třeba robota updatovat či jednoduše vylepšit. Činnost a využití robotů je třeba hlídat a výkon robotů měřit, jelikož jejich činnost má dopad na chod organizace. Efektivně je třeba spravovat i jednotlivé licence.

• Podpora

Ne vždy jde všechno hladce, a i robot může mít problémy, někdy se může objevit i situace, které nebyla otestována. Proto je třeba mít RPA podporu se znalostí robota, která pomůže problém vyřešit.

RPA Role

• RPA Analytik

RPA analytik je role dokonale znalá možností automatizace pomocí RPA a jejího vhodného použití. Kromě business analýzy také definuje a mapuje business procesy určené k automatizaci. Tedy mimo stávající AS-IS stav navrhuje i TO-BE stav. Dále pak je tato role je zodpovědná za vytvoření procesních požadavků a definici procesních vstupů a výstupů. V neposlední řadě vytváří projektovou dokumentaci. V pozdější fázi projektu se může podílet i na testování.

• RPA Developer

Tato role je především zodpovědná za samotný vývoj RPA řešení a tedy převedení identifikované příležitosti na skutečnost.

• RPA Architekt

Zodpovědností architekta je definice architektury RPA řešení, následně vede projekt, reviduje kód a směruje tým kupředu. Bývá většinou tím nejzkušenějším členem automatizačního týmu.

• Inženýr RPA Infrastruktury

Tato role má na starosti hardwarové a softwarové nastavení celé RPA infrastruktury včetně IT security. Mimo jiné také spravuje RPA licence v orchestrátoru.

• Implementační Manažer

Plánuje kapacity jednotlivých rolí na automatizačních projektech, zpravidla zpravuje automatizační roadmapu. Bývá kontaktním bodem pro business a organizaci mimo automatizační core team. Tato role bývá v praxi občas sloučena s rolí architekta.

• RPA Podpora

Tato role poskytuje post implementační podporu a podporu všem uživatelům, kteří přijdou do kontaktu s roboty.

RPA role v Implementační procesu

Každá role více či méně vstupuje do každé fáze projektu, Na obrázku níže jsou zobrazeny role, které do jednotlivých fází přispívají nejvýrazněji. Vstup jednotlivých rolí do procesu se v praxi může mírně lišit, obzvláště dochází-li ke vzniku rolí hybridních, kdy jeden člen týmu pokrývá vícero rolí. Některé role v organizacích nemusí existovat vůbec, jako například inženýr RPA infrastruktury. Tuto roli může zastávat firemní či korporátní IT.