Nepostradatelnou rolí v celém RPA implementačním procesu je jistojistě role RPA Analytika. Tato role zasahuje takřka do všech fází procesu a působí jako most mezi byznysem a samotným vývojem. V následujícím článku si projdeme, co přesně RPA Analytik v jednotlivých fází projektu dělá či by dělat měl.

Identifikace

Práce RPA analytika je klíčová zejména v počáteční fázi celého RPA implementačního procesu, kdy dochází k vyhodnocení příležitosti a její vhodnosti pro automatizační projekt analytikem. Další jeho zapojení v implementačním procesu je označeno červeně. Ve fáze identifikace pak analytik provádí dvě klíčové činnosti, jednat spravuje RPA backlog a hlavně vyhodnocuje příležitosti uložené v backlogu.

Vytvoření backlogu

Backlog slouží jako inventář či seznam budoucích potenciálních automatizačních projektů, zatím ještě příležitostí. Identifikace příležitostí do backlogů může mít mnoho podob, od diskuzí s business manažery přes sběr pomocí dotazníků až po vlastní identifikaci RPA týmu.

Vyhodnocení příležitosti

Ne každá příležitost k automatizaci má ten správný potenciál, nezřídka kdy se i ukáže prvotní identifikace příležitosti býti tím posledním krokem, jelikož dosažitelné benefity nejsou zkrátka dostatečné. Proto je třeba si každou příležitost zanalyzovat z hlediska komplexity možného řešení, potenciálu automatizace a business benefitů.

Existuje mnoho aspektů, které ovlivňují náročnost RPA řešení. Ty je potřeba vyhodnotit, abychom se nedostali do stavu, kdy benefity nevyváží náklady vývoje RPA řešení. Co tedy ovlivňuje komplexitu řešení?

  • Vstupy do procesu

Jsou vstupy strukturované? (Máme jednoznačně definované templaty a formát pro všechny typy vstupů v procesu) nebo jsou procesní vstupy nestrukturované a mají formu volného textu? Kolik druhů forem procesních vstupů máme? To jsou otázky, na které je třeba znát jednoznačnou odpověď.

  • OCR (Optical Character Recognition)

Používáme na vstupu procesu OCR řešení? Kolik možných variant pro OCR máme? Budou vstupy dobře čitelné (např. scany faktur či smluv)

  • Počet scénářů

Může nastat v procesu vícero scénářů procesu? Kolik rozhodovací stromů proces obsahuje? Jak jsou rozhodovací kritéria náročná? Jak velký počet výjimek může nastat?

  • Počet aplikací

Kolika aplikacemi proces prochází? Bude potřeba do všech aplikací vlastní přístup pro robota? Jaký bude počet obrazovek, kterými bude muset robot projít?

Daly by jistě vybrat i další kritéria, avšak tyto jsou z mé praxe těmi nejčastějšími.

  • Proces založený na pevných pravidlech

Po každém kroku v procesu musí být jasné, co bude dále následovat, a to musí platit ve všech možných scénářích procesu. Nesmí nastat situace, kdy následující kroky nebudou jednoznačně určené.

  • Manuální proces

Proces by měl být prováděn manuálně. Někdy se automatizují proces obsahující částečnou automatizaci, těm se říká semi-automatické. Mělo by jednat o procesy, kde není nutné rozhodování a nejsou jinak kreativní (např. kopírování dat z jedné tabulky do druhé, přepisování údajů ze smlouvy do databáze apod.)

  • Opakující se proces

Důležitá je i frekvence procesu, tedy jestli probíhá denně, týdně či jen při zvláštní příležitosti.

Procesy, které jsou jednoznačně nevhodné pro automatizaci jsou ty, u kterých je zapotřebí jistých soft skills, dále proces, který se bude v blízké době měnit (např. změna ERP) nebo takový proces, který není standardizovaný a stabilní či takový, kde je třeba pro dosažení rozhodnutí zkušenost nebo osobní pocit.

Každá automatizace by měla uživateli či businessu přinést určité benefity, tyto patří z hlediska RPA mezi ty nejčastější:

  • Šetření nákladů

Úspora lidského kapitálu pro činnosti, které přidávají hodnotu. Tedy kolik času uživateli ušetřím, aby se mohl věnovat jiným činnostem. Případně je možné úplné nahrazení pracovníka robotem. Tento benefit se často vyjadřuje v FTE (full time equivalent) nebo financích.

  • Produktivita

Automatizace také přináší zvýšenou produktivitu, a to zejména součinností robotí a lidské práce může být dosaženo vyšších objemů procesních výstupů.

  • Kvalita dat

Nespornou výhodou RPA je, že robot nedělá chyby, tedy pokud mu neřeknu, aby je dělal. RPA řešení tak jednoznačně zvyšuje datovou kvalitu záznamů.

  • Flexibilita

Roboti nemají žádných tužeb ani potřeb, a proto je mohu využívat 24/7 nebo, kdy je třeba.

  • Zvyšování zákaznické spokojenost

Robot může zpracovávat standardizované požadavky od zákazníka. Zákazník pak nemusí čekat na přidělení požadavku a jeho zpracování člověkem. Takováto okamžitá akce vede samozřejmě k vyšší zákaznické spokojenosti.

  • Spokojenější zaměstnanci

Fakt, že díky využívání RPA pro úkoly či procesy, kde lidský prvek nepřidává žádnou hodnotu nebo je pro lidského uživatele nudný a monotónní vede k vyšší spokojenosti na pracovišti a snížené zaměstnanecké retenci.

V dalším díle si odhalíme práci RPA analytika v ostatních částek implementačního procesu.

Pokračování